Factuur & Auto

Het belang van een factuur

Je hebt een officiële factuur nodig wanneer je kosten maakt voor jouw bedrijf of voor jouw baas. Is die factuur er niet, dan mag je de kosten niet aftrekken van de winst. Daarnaast heb je de factuur nodig om te laten zien voor wie de kosten gemaakt zijn en bovendien is een factuur handig om te zien of de kilometerstand die er op staat overeenkomt met jouw eigen kilometeradministratie.

Heb je altijd een factuur nodig?

Zoals bij elke fiscale regeling, zijn er hier natuurlijk ook uitzonderingen. Wanneer het gaat om een bedrag van 100 euro (inclusief btw) hoef je van de Belastingdienst geen officiële factuur te hebben. Je kunt dan volstaan met de kassabon op voorwaarde dat je betaald hebt met de pinpas van de zaak. Ga je naar de dealer voor een fles motorolie, dan hoef je dus niet om een officiële factuur te vragen.

Factuur en btw

Mag jouw bedrijf de btw (omzetbelasting) in aftrek brengen? Dan is het niet alleen belangrijk dat de btw op de factuur vermeld staat, maar ook dat de factuur op naam van jouw bedrijf staat. Staat de factuur op jouw eigen privé naam? Dan kan jouw baas de btw niet aftrekken. Gaat het om jouw eigen bedrijf? Dan hangt het er vanaf wat de naam van jouw bedrijf is. Als zzp'er kan het voorkomen dat jouw eigen naam ook de naam van jouw bedrijf is. In dat geval is de tenaamstelling natuurlijk geen probleem. Twijfel je er als zzp'er of eenmanszaak nog over of je de auto op de zaak zet of niet? Dan is het handig om de factuur op naam van jouw bedrijf te zetten. Of je de auto als auto van de zaak of privéauto ziet, laat je namelijk aan de Belastingdienst merken door de factuur in jouw administratie te zetten (en dus de kosten en btw af te trekken) of niet. Wanneer de auto op naam van het bedrijf staat kun je de definitieve keuze nog even uitstellen. Besluit je de auto privé te houden, dan moet je de kosten natuurlijk wel terugbetalen aan jouw bedrijf, maar dat spreekt voor zich. Gaat het om een bv, dan moet je de keuze wat eerder maken wanneer het om een auto gaat. Het is namelijk wel handig dat de autodealer weet op welke naam hij de auto moet inschrijven bij het RDW.

Factuurvereisten

Denk eraan dat de factuur aan bepaalde eisen moet voldoen wil je deze van de belasting af kunnen trekken. Een van de eisen die nogal eens over het hoofd wordt gezien, is de eis dat de factuur op het vestigingsadres van jouw bedrijf moet staan. Een factuur die alleen het postbusnummer van jouw bedrijf vermeldt voldoet dus niet aan de eisen.

Factuur en bijtelling

We sluiten af met een praktische tip: je wist waarschijnlijk wel dat de kilometerstand die op de factuur staat (bijvoorbeeld bij een reparatie of Apk-keuring) gebruikt wordt voor de Nationale Autopas. De RDW houdt met deze gegevens in de gaten of de kilometerstand van jouw auto klopt. Wist je ook dat de Belastingdienst deze kilometerstand gebruikt om de bijtelling te controleren? Maak je gebruik van de mogelijkheid om aan te tonen dat je jaarlijks niet meer dan 500 kilometer privé rijdt? Dan kun je ook de factuur van jouw autobedrijf gebruiken als aanvullend bewijsmiddel.