Rittenregistratie en de bestelauto

Een sluitende rittenregistratie: dat is vandaag de dag de beste bewijsvorm van het privé niet voor meer dan 500 km gebruiken van een auto van de zaak. Een recente zaak legt de bewijslast voor het niet aangeven van de bijtelling bij de belastingplichtige zelf.

Het ging om een ondernemer met een bestelauto van de zaak, die een onvoldoende gedetailleerde rittenregistratie had bijgehouden. Bij het Gerechtshof voerde deze ondernemer als enige argument aan dat de belastingdienst stelselmatig weigert om hem te informeren over de eisen waaraan zijn rittenregistratie precies moet voldoen en op welke punten zijn registratie daar niet aan voldoet. De rechters zijn met zo’n argument vrij snel klaar: Nog los van de vraag of de belastingdienst hem dat had moeten uitleggen, heeft de belastingdienst hem hierover rechtstreeks per brief geïnformeerd. Maar ook op de website van de belastingdienst is deze informatie makkelijk verkrijgbaar.

In de praktijk zal voor een sluitende rittenregistratie, naast gegevens over de datum en het kenteken, ook per rit de begin- en eindstand bijgehouden moeten worden, het bezochte adres, het zakelijke of privékarakter van de rit en de gereden route, indien die route afwijkt van de meest gangbare. Het zakelijke karakter van de rit kan bijvoorbeeld ondersteund worden met agendagegevens. Een black box die al deze gegevens vastlegt, kan een handig hulpmiddel zijn.

Specifiek voor bestelauto’s wordt er overigens met ingang van 2012 een nieuwe mogelijkheid toegevoegd: Na het aanvragen van een ‘Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto’ hoeft geen rittenregistratie meer bijgehouden te worden. De belastingdienst controleert naleving van het uitsluitend zakelijk gebruiken van de bestelauto vooral met ambulant toezicht, ofwel met camerabeelden. Het bijhouden van een rittenregistratie is dan niet meer nodig.