Onzorgvuldige rittenadministratie leidt tot bijtelling

Het ter beschikking stellen van een auto van de zaak leidt in principe tot een bijtelling voor privégebruik. Uitzonderingen daargelaten, blijft de bijtelling alleen achterwege als aangetoond kan worden dat de auto op jaarbasis voor niet meer dan 500 kilometer privé is gebruikt. Een zorgvuldige rittenregistratie is daarvoor een belangrijk bewijsmiddel.

Het leveren van het bewijs van dat geringe privégebruik is formeel vormvrij. In de praktijk zal echter vrijwel altijd een rittenregistratie nodig zijn om de bijtelling te kunnen voorkomen. Wel mag, indien nodig, aanvullend bewijs geleverd worden. Het kan dan bijvoorbeeld gaan om verklaringen van bezochte zakenrelaties. Aan de andere kant dient de berijder zich te realiseren dat ook de belastingdienst over veel informatiestromen beschikt, bijvoorbeeld de gegevens van het CJIB.

Dat kwam deze maand ook aan de orde in een zaak bij Gerechtshof Leeuwarden. De berijder van een auto van de zaak had een rittenregistratie bijgehouden, maar de fiscus had de beschikking over locatiegegevens van twee verkeersboetes die waren opgelegd op dagen waarop volgens de administratie niet met de auto was gereden. Daarnaast, en dat was voor de rechter eigenlijk nog belangrijker, gaf de rittenregistratie geen compleet beeld van de ritten. De inspecteur constateerde een verschil van 901 kilometer tussen de door deze werknemer genoteerde kilometers en de volgens de routeplanner te rijden kilometers tussen de genoteerde locaties. Ook de verklaring van deze werknemer dat hij op die dagen omgereden heeft om niet-geplande bezoeken aan relaties af te leggen, welke bezoeken hij op een paar dagen niet heeft genoteerd, was onvoldoende om de rittenregistratie alsnog geaccepteerd te krijgen. Dat leidde tot een naheffing met 25% boete.
Een zorgvuldig bijgehouden rittenregistratie, al dan niet middels een black box of smartphone applicatie, kan dergelijke discussies voorkomen.