Kilometeradministratie / vereenvoudigde administratie voor bestelauto

Er geldt geen bijtelling voor het privégebruik van een auto van de zaak als op jaarbasis minder dan 500 kilometer privé gereden wordt. Dit kan onder meer worden aangetoond door een sluitende kilometeradministratie.
De werknemer dient zelf te bewijzen dat de bijtelling niet 25% is maar nihil. Hoe het bewijs wordt geleverd, is niet aan regels gebonden. Het beste kan dit door middel van een sluitende rittenadministratie. Een black box kan hierbij een belangrijk hulpmiddel zijn. Het bewijs kan ook anders worden geleverd.

In een rittenadministratie moeten per rit de volgende gegevens worden bijgehouden: 
- datum 
-  begin- en eindstand van de kilometerteller 
-  plaats van vertrek 
-  plaats van de bestemming 
-  aard van de rit (zakelijk of privé) 
-  gereden route als van de gebruikelijke route wordt afgeweken. Dit kan zich bijvoorbeeld voordoen bij wegafsluitingen, omleidingen, files e.d.

Aanvullende informatie
Naast een rittenadministratie kan de belastingdienst aanvullende informatie opvragen. Denk aan de agenda: komen de afspraken in de agenda overeen met de bestemming volgens rittenadministratie? Let op dat de fiscus bijvoorbeeld benzinebonnen en verkeersboetes kan gebruiken om tegenbewijs te leveren bij de rittenadministratie. Ook zet de belastingdienst speciale flitsauto’s in die de kentekens van auto’s vergelijken met het bestand van degenen die een “verklaring geen privégebruik” hebben aangevraagd. Deze flitsauto’s worden vooral ingezet op locaties en tijdstippen waar zakelijk gebruik van de auto minder voor de hand ligt. Overigens is het heel goed mogelijk dat de betreffende rit binnen de 500-kilometergrens valt.

Black box
Een black box kan ondersteunend zijn bij een sluitende kilometeradministratie, maar is niet altijd voldoende. Middels een black box worden veel ritgegevens automatisch vastgelegd. Ook worden gegevens handmatig ingevoerd, bijvoorbeeld of de rit zakelijk of privé is. Net als bij een handmatig bijgehouden rittenadministratie kan een relatie tussen de rapportage en andere bescheiden (agenda's e.d.) nodig blijven. Het samenstel van rapportage én onderliggende bescheiden vormt de (controleerbare) rittenregistratie die als bewijs van het feitelijke privégebruik dient.
Als een black box is gekoppeld aan een GPS-systeem, worden alle ritgegevens vastgelegd. Met de GPS-koppeling wordt immers exact de plaats van vertrek, plaats van aankomst en de gereden route aangegeven. Een black box met GPS-koppeling kan dus als sluitende kilometeradministratie dienen.

Vereenvoudigde administratie voor bestelauto’s
Als een werknemer door de aard van de werkzaamheden veel ritten op een dag heeft, kan het bijhouden van een rittenregistratie een grote administratieve en financiële last zijn voor de werkgever en de werknemer. In dit geval mag de werknemer om praktische redenen het bewijs leveren met een combinatie van een vereenvoudigde rittenregistratie en de zakelijke adressen in de (project)administratie van de werkgever.

Als voorwaarde geldt dat de werkgever schriftelijk met de werknemer afspreekt dat de werknemer een vereenvoudigde rittenregistratie bijhoudt, dat privégebruik tijdens werk- en lunchtijd niet is toegestaan en dat de werkgever de zakelijke adressen in zijn (project)administratie heeft. De vereenvoudigde rittenregistratie moet per dag de volgende gegevens vermelden: 
- de datum 
- de werktijd 
- de begin- en eindkilometerstand (aan het begin en einde van de werktijd) 
- een verwijzing naar de zakelijke adressen in de (project)administratie van de werkgever als de volgorde waarin de werknemer deze adressen heeft bezocht, in de (project)administratie ontbreekt.

Maakt de werknemer een privérit (binnen de 500-kilometergrens), dan moet hij ook de volgende gegevens in de vereenvoudigde rittenregistratie vermelden: 
- de datum 
- de begin- en eindkilometerstand van de privérit 
- het vertrek- en aankomstadres.

Afschaffing rittenregistratie bestelauto's
Op 1 maart 2011 heeft de staatssecretaris van Financiën aan de Tweede Kamer laten weten dat hij van plan is de rittenregistratie voor bestelauto's af te schaffen. Hiervoor wordt in overleg met het bedrijfsleven nieuwe wetgeving voorbereid, die nog voor de zomer bij de Tweede Kamer wordt ingediend. Ook de bestelauto van de ZZP'er wordt daar in meegenomen.

Verklaring geen privégebruik
De werkgever moet loonbelasting inhouden over de bijtelling voor het privégebruik van een auto van de zaak. Hij is er verantwoordelijk voor dat het juiste bedrag aan loonbelasting wordt afgedragen. Is de werknemer van mening dat er geen bijtelling hoeft plaats te vinden omdat op jaarbasis minder dan 500 kilometer privé wordt gereden, dan zou de werkgever de kilometeradministratie moeten controleren. Om de werkgever niet met deze controle te belasten, kan de werknemer met een standaardformulier bij de belastingdienst een verklaring geen privégebruik auto aanvragen. Als de werknemer de verklaring overhandigt aan de werkgever, kan de werkgever in principe zonder risico’s op naheffing en boetes de bijtelling achterwege laten.

De werknemer moet ondanks zo’n verklaring nog wel een sluitende kilometeradministratie bijhouden. Aan de belastingdienst moet immers kunnen worden aangetoond dat er niet meer dan 500 kilometer op jaarbasis is gereden. Mocht achteraf echter blijken dat toch meer dan 500 kilometer privé is gereden, dan zal de belastingdienst de belasting over de bijtelling naheffen bij de werknemer en niet bij zijn werkgever, tenzij de werkgever wist dat er meer dan 500 kilometer privé is gereden.

Bij iedere wijziging van een kenteken dient een nieuwe verklaring geen privégebruik te worden aangevraagd.

Als er gelijktijdig meerdere auto’s ter beschikking staan, is het thans mogelijk om per auto gebruik te maken van een verklaring geen privégebruik en met een sluitende kilometeradministratie aan te tonen dat het privégebruik van die auto op jaarbasis niet meer is dan 500 kilometer. Het gebruik van één auto voor privédoeleinden betekent niet langer meer dat automatisch ook de bijtelling van toepassing wordt op andere auto’s die gelijktijdig ter beschikking staan.