De rol van de werkgever bij de Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik

In het Belastingplan 2012 is het voorstel opgenomen om vanaf 2012 geen rittenregistratie meer verplicht te stellen voor bestelauto’s die niet privé gebruikt worden. Maar wat is de rol van de werkgever daarbij?

Anders dan de bekende ‘Verklaring geen privégebruik’ (waarbij wèl een rittenregistratie nodig is), moet de ‘Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto’ door werknemer en werkgever samen worden aangevraagd. Het betrekken van de werkgever bij de aanvraag van de verklaring dient er volgens het wetsvoorstel toe om de werkgever tot een bepaalde grens mede verantwoordelijk te stellen voor het gebruik van de bestelauto.

Als de werknemer de auto niet langer meer uitsluitend zakelijk gebruikt, moet hij de verklaring intrekken. Tegelijkertijd wordt er in de fiscale wetgeving ook een nieuwe regeling ingevoerd op grond waarvan de werkgever moet melden dat de werknemer ten onrechte de verklaring nog niet heeft ingetrokken. Zo’n melding moet hij doen als hij weet of vermoedt dat de werknemer de auto ook voor privédoeleinden gebruikt. Zo’n vermoeden kan bijvoorbeeld ontstaan door verkeersboetes buiten werktijd. Het niet melden wordt in gevallen waarin dat wel had gemoeten, bij de werkgever beboet met een vergrijpboete van maximaal 100% van het bedrag dat aan loonbelasting wordt nageheven.

Als de inspecteur als gevolg van een camerabeeld het vermoeden heeft dat een bestelauto voor privédoeleinden wordt gebruikt, terwijl er voor die auto een ‘Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto’ is afgegeven, wordt contact gezocht met de werknemer en werkgever. Zij krijgen de mogelijkheid het zakelijke karakter van de rit aan te tonen. Lukt dat niet, dan volgt een naheffingsaanslag. Als de werkgever bij de aanvraag een onjuiste verklaring heeft afgelegd, als hij de werknemer toestemming voor het privégebruik heeft gegeven of als hij weet dat de werknemer de auto voor privédoeleinden gebruikt, dan wordt de naheffingsaanslag aan de werkgever opgelegd. Als de werkgever niets te verwijten is, wordt nageheven bij de werknemer.

Overigens kan de ‘Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto’ door de werknemer worden ingetrokken voordat hij de bestelauto voor privédoeleinden heeft gebruikt. Er wordt dan vanuit gegaan dat hij dat jaar tot de datum van intrekking 0 kilometer privé heeft gereden met de bestelauto. Dat geeft de werknemer de mogelijkheid om op die datum een ‘Verklaring geen privégebruik’ bij de inspecteur aan te vragen en vanaf die datum alsnog een rittenregistratie bij te houden waaruit blijkt dat de werknemer de auto voor niet meer dan 500 kilometer privé gebruikt.