Contante betaling benzinebon geeft problemen met BTW

Bij omzetbelastingcontroles door de belastingdienst wordt steeds meer aandacht besteed aan de vooraftrek van omzetbelasting op de brandstofkosten van de auto van de zaak. Indien de berijder contant heeft betaald en een gewone kassabon heeft, stelt de fiscus zich op het standpunt dat niet betaald is op een geldige factuur en kan zij de afgetrokken BTW naheffen en een boete opleggen.

Uitgangspunt bij de aftrek van BTW door ondernemers is dat aftrek alleen mogelijk is als deze BTW blijkt uit een volgens de wettelijke eisen opgemaakte factuur. Voor brandstofleveranties aan landvoertuigen geldt hierop echter een uitzondering. De aftrek is dan namelijk ook mogelijk als van deze wettelijke factuurvereisten de eis van vermelding van naam en adres van de afnemer niet is nagekomen. Met andere woorden: als u als ondernemer alleen een normale kassabon hebt.
Echter, aan die uitzondering is in de BTW-regelgeving wèl de eis verbonden dat de afnemer “kan worden geïdentificeerd doordat zijn gegevens door de wijze van betalen, giraal of anderszins, traceerbaar zijn”.

De site van de belastingdienst meldt hierover het volgende: “Voor de aftrek van de betreffende btw geldt als voorwaarde dat uw naam en adres als afnemer traceerbaar zijn door de wijze van betalen. U bent traceerbaar als afnemer als u bijvoorbeeld per giro betaalt of als u met een creditcard of tankpas betaalt.”

Bij contante betaling door een werknemer die daarna de kosten op de zaak declareert, is aftrek van BTW dus niet toegestaan.

Hoe voorkomt u dit probleem?

1. Door te betalen met een zakelijke bankpas of creditcard;
2. Door een op de zaak geregistreerde tankpas te gebruiken, zodat u van de tankpasorganisatie achteraf een BTW-factuur ontvangt;
3. Door een btw-bon op naam en met vermelding van het adres te vragen. De bon heeft dan de status van een erkende factuur, zodat u niets met deze uitzondering te maken hebt.

NB: bij het bovenstaande gaat het steeds om de auto van de zaak. BTW-aftrek op de autokosten van zakelijk gebruikte privé-auto’s van werknemers is sowieso niet mogelijk.


Bron: AUTOmotive DIDACT B.V.