Administratieve voorschriften nieuwe bijtellingsregeling autobranche

De belastingdienst heeft nieuwe regels gepubliceerd op basis waarvan bedrijven in de autobranche, zowel merkdealers als anderen, hun administratieve vastlegging van de bijtelling kunnen inrichten.

De nieuwe bijtellingsregeling voor de autobranche voorziet er in principe in dat de bijtelling per dag wordt vastgesteld op basis van de daadwerkelijk gebruikte auto.

U moet ervoor zorgen dat voor elke werknemer uit de administratie blijkt op welke auto de grondslag voor de bijtelling per dag is gebaseerd. Ook moet duidelijk zijn waarom u de grondslag op die auto hebt gebaseerd, dus van welke van de drie situaties in de “Handreiking bijtelling privégebruik auto voor de autobranche” er op een dag sprake was.
Het bepalen van de grondslag per dag betekent niet dat de auto's waarop u de grondslag baseert, dagelijks geregistreerd moeten worden. Uw bedrijf kan bijvoorbeeld interne richtlijnen hebben waardoor alleen wijzigingen geregistreerd hoeven te worden.

U moet toezicht houden op de juistheid en volledigheid van de administratie. U houdt voldoende toezicht als u in ieder geval de volgende controles uitvoert:
a) U controleert minimaal één keer per loontijdvak na werktijd:
– welke auto's afwezig zijn. U moet elke afwezige auto kunnen verklaren.
– de administratie op de situatie dat de werknemer geen auto meeneemt. U controleert dan of de grondslag voor de bijtelling terecht is gebaseerd op de auto waarop de afgelopen twee maanden de grondslag het vaakst is gebaseerd.
b) Zodra u informatie van buiten krijgt, zoals boetes of schademeldingen, dan vergelijkt u deze informatie met de administratie.

Als u wilt bewijzen dat een werknemer niet meer dan 500 privékilometers rijdt, moet u onderscheid maken tussen de volgende twee situaties:
a) De werknemer neemt in een kalenderjaar op één of meer dagen na werktijd een auto mee.
b) De werknemer neemt in een kalenderjaar op geen enkele dag na werktijd een auto mee.

Ad a) De werknemer neemt in een kalenderjaar op één of meer dagen na werktijd een auto mee

In dit geval kunt u als volgt bewijzen dat een werknemer niet meer dan 500 privékilometers rijdt:
– U hebt een rittenregistratie met daarin alle kilometers die de werknemer heeft afgelegd. In de rittenregistratie moet ook staan waarom de werknemer de auto op een gegeven moment niet meer gebruikt. Bijvoorbeeld omdat een auto door een klant voor een proefrit of door een collega wordt gebruikt.
– U houdt voldoende toezicht op de rittenregistratie.
U houdt voldoende toezicht als u in ieder geval de volgende controles uitvoert:
– U controleert minimaal één keer per loontijdvak na werktijd welke auto's afwezig zijn. U moet elke afwezige auto kunnen verklaren.
– U controleert de kilometerstanden van de auto's. Dit betekent dat u bij ieder begin en eind van een periode van gebruik door de werknemer de begin- en eindstand van de kilometerteller met de rittenregistratie vergelijkt. Eindigt het gebruik van de auto door de werknemer doordat een klant een proefrit gaat maken? Dan kunt u de rittenregistratie met de proefritregistratie vergelijken. De klant keurt de begin- en eindstand van de kilometerteller goed door zijn handtekening en zijn naam en adresgegevens op het proefritformulier te zetten.
– U controleert van alle werknemers de rittenregistratie vier keer verspreid over het kalenderjaar een week lang. Bij deze controle vergelijkt u de rittenregistratie bijvoorbeeld met agenda's, werkroosters, proefritformulieren et cetera.
– Zodra u informatie van buiten krijgt, zoals boetes of schademeldingen, dan vergelijkt u deze informatie met de rittenregistratie.

Ad b) De werknemer neemt in een kalenderjaar op geen enkele dag na werktijd een auto mee

In dit geval kunt u als volgt bewijzen dat een werknemer niet meer dan 500 privékilometers rijdt:
– Er geldt een verbod op grond waarvan de werknemer de auto niet voor privégebruik en woonwerkverkeer mag gebruiken.
– U hebt een vereenvoudigde rittenregistratie met daarin de volgende gegevens per rit: het kenteken van de auto, de datum van de rit, het vertrek- en aankomstadres, het doel van de reis.
– U houdt voldoende toezicht op het verbod en op de vereenvoudigde rittenregistratie.
U houdt voldoende toezicht als u in ieder geval de volgende controles uitvoert:
– U controleert van alle werknemers de vereenvoudigde rittenregistratie vier keer verspreid over het kalenderjaar een week lang. Bij deze controle vergelijkt u de vereenvoudigde rittenregistratie bijvoorbeeld met agenda's, werkroosters et cetera.
– Zodra u informatie van buiten krijgt, zoals boetes of schademeldingen, dan vergelijkt u deze informatie met de vereenvoudigde rittenregistratie.

U moet uw toezichtactiviteiten en de uitkomsten daarvan schriftelijk vastleggen en bewaren bij de loonadministratie. Hebt u verschillen geconstateerd, dan kan dat betekenen dat u uw administratie moet aanpassen en dat u uw aangifte loonheffingen moet corrigeren. Doet u dat niet, dan moet u de verschillen verklaren.
Deze nieuwe “handreiking” loopt tot 1 januari 2010.

De belastingdienst heeft op 3 oktober laten weten dat het ook mogelijk is dat de werkgever met de werknemer afspreekt dat hij een vaste auto ter beschikking krijgt. Als dit schriftelijk wordt vastgelegd, kan die afspraak ook gehanteerd worden voor de bijtelling. Dan nog kan het voorkomen dat de werknemer die vaste auto niet kan gebruiken, bijvoorbeeld bij gebruik als demo voor een proefrit. De bijtelling mag desondanks op de vaste auto toegepast worden, als voldaan is aan de volgende 4 voorwaarden:
1. de werknemer kan de vaste auto om een zakelijke reden niet gebruiken (bijv. proefrit/onderhoud)
2. de werknemer gebruikt max. 15 dagen per kalenderjaar een andere auto
3. de werkenemer gebruikt een vervangende auto max. 5 dagen aaneengesloten
4. de werkgever legt de gegevens van de vervangende auto vast en bewaart deze bij de loonadministratie.
In het concrete geval adviseren wij u deze handelswijze vooraf met de fiscus af te stemmen.

Bron: AMD automotive fiscalisten